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Dépasser les limites des outils de collaboration avec une charte d’utilisation

Les enjeux de collaboration sont au cœur du métier d’Inyulface, parce que pour pouvoir innover les équipes ont d’abord besoin de savoir bien travailler ensemble. On va donc commencer par dire merci aux outils numériques de collaboration. Merci Microsoft Teams, Zoom, Slack, Google Meet, Jira, Confluence, etc. Merci pour le lien préservé avec nos collègues, clients, partenaires pendant cette pandémie. Merci pour la centralisation et le partage des documents nécessaires à la bonne conduite des affaires et le travail en équipe. Mais pas merci pour les interruptions permanentes, le jonglage entre tous les outils, et les migraines.

Beaucoup d’utilisateurs et de coordinateurs de ces outils de collaboration sont au bord de l’indigestion au « spaghetti numérique » ou « mille-feuille technologique ». Voici donc nos conseils pratiques pour créer avec vos collaborateurs une charte d’utilisation des outils de collaboration : un guide pratique pour savoir quel outil de collaboration utiliser dans quel contexte pour quel type de tâche.

Pourquoi créer une charte d’utilisation des outils de collaboration

Commençons par un rappel sur les « irritants » au quotidien, quand nous utilisons des outils de collaboration numérique.

– La multiplication des outils 

Pour demander à votre collègue où se trouve le rapport hebdomadaire, faut-il lui envoyer un mail ? Créer un ticket dans Jira, l’inviter sur Zoom ? Ou, soyons fous, lui téléphoner ? 

La dernière option fait souvent gagner énormément de temps, sauf si le collègue est coincé dans un tunnel de réunions.  

– La fatigue numérique

Les expressions « Zoom fatigue » ou «Slack fatigue » sont hélas désormais entrées dans le langage courant. Pourtant déjà en 2016 certaines organisations avaient tiré la sonnette d’alarme, comme Vice qui titrait « We are taking a break from Slack » (on arrête Slack). Car multiplier les alertes, les interruptions, le « switching » ou alternance rapide entre différents outils ou encore enchainer des visioconférence et meetings en ligne est épuisant. 

La multiplication des outils et l’absence de vraie formation aux outils de collaboration (souvent déployés en urgence dans le contexte de pandémie) peut faire déraper même des collaborateurs aguerris au numérique. Par exemple, un employé peut tout à fait « en théorie » comprendre la différence entre un One Drive (« cloud » personnel partagé) et un SharePoint (« cloud » d’entreprise partagé). Mais en pratique il peut confondre les deux sur son ordinateur. Le résultat : un silo de données en plus dans l’entreprise !

Pour les bonnes pratiques du partage avec OneDrive, nous vous recommandons cet article du blog OneDrive de Microsoft.

– La gestion des interruptions

Notre cerveau aurait besoin d’environ 25 minutes pour se reconcentrer sur une tâche après une interruption. D’après une expérimentation menée par Gloria Mark de l’Université de California, Irvine (source NY Times). 

Or sur le terrain on ne laisserait qu’environ 11 minutes aux collaborateurs pour revenir à leur tâche d’origine après une interruption. 

Etonnamment, l’impact sur la qualité du travail fourni, dans un contexte de jonglage permanent entre différents outils et tâches, n’a pas été mesuré.  

– La limitation des signaux de langage

D’après des recherches menées sur les interactions hommes-machines, une partie de cette fatigue des réunions en ligne serait liée à la perte de la dimension corporelle du langage.  Autre difficulté, le décalage des regards entre les interlocuteurs (qui alternent entre regarder la caméra et tentatives de regarder dans les yeux), et le décalage de son (même léger). Enfin, tout simplement fixer attentivement un écran pendant une longue durée et rester assis, sur une chaise inadaptée, sont deux activités usantes. Cela peut même mener à des troubles musculosquelettiques si l’on adopte une mauvaise posture.  

Pour des bons conseils sur l’aménagement de son bureau en télétravail, nous vous recommandons les conseils de l’lNSPQ (Institut National de Santé Publique Au Québec). Car les troubles musculosquelettiques touchent les métiers exigeants physiquement mais aussi les métiers sédentaires.  

– La perte de lien et de cohésion avec les équipes 

Malgré tous les beaux outils déployés, les échanges informels entre équipes ne peuvent plus se faire comme ils se faisaient « naturellement » à la machine à café.  Un problème qui peut ne pas sembler pressant aujourd’hui, car les équipes restent souvent très productives. Mais il existe un vrai risque de perte de motivation et d’efficacité des équipes. Plus largement, c’est la capacité d’innovation et d’attractivité de l’entreprise qui est en danger. Car le lieu de travail est important pour favoriser l’innovation. 

Un sujet que nous avons abordé dans l’article « Bienvenue au “travail hybride” entre maison, entreprise et cowork ».  

– “Communiquer” et “collaborer” ce n’est pas la même chose

Car au final si toutes les conversations auxquels prennent part les collaborateurs sur différents outils restent décorrélées, l’entreprise crée des silos d’information. 

Pire, toutes ces conversations peuvent désorganiser les équipes et les faire dévier de la stratégie de l’entreprise. Cela peut aussi mettre en danger l’entreprise si des informations sensibles (informations confidentielles ou données à caractère personnel ) circulent par les mauvais canaux.  

 

Comment créer une charte d’entreprise sur l’usage des outils de collaboration

Pour mieux collaborer dans l’entreprise, et éviter la « Slack fatigue » ou « Zoom fatigue », il faut pouvoir s’entendre sur des règles communes. Certaines équipes ont peut-être déjà l’habitude de faire les choses d’une certaine façon, et cela leur réussi très bien. Mais pour collaborer à l’échelle de toute une entreprise, et même ouvrir la plateforme à certains partenaires, il faut accepter de définir des règles qui amèneront des gains de productivité à tous. Et contribueront à un bon environnement de travail. 

Voici les 4 étapes que nous conseillons pour définir ces règles et créer votre guide d’usage des outils de collaboration :

CHARTE DE COLLABORATION INYULFACE

1 : Audit de communication et collaboration

Identifier tous les outils et canaux de communication utilisés dans l’entreprise, le type d’informations échangées et leur rôle pour l’atteinte des objectifs d’affaires.

L’objectif est de détecter les applications ou process qui rigidifient l’entreprise, et ruinent l’efficacité des équipes. 

Les licences déjà achetées sont peut être aussi sous utilisées. D’où l’importance se savoir quels utilisateurs ont accès à quels outils et qui a besoin d’une licence).  

2 : Ecoute et partage sur les bonnes pratiques internes 

Organiser un atelier de travail avec des membres des différents départements de l’entreprise pour remonter des information sur les pratiques de collaboration, et discuter ensemble du rôle des outils listés dans l’audit.

La « Slack fatigue » est liée aux alertes et interruptions mais aussi à la multiplication des outils. Une bonne raison de décider avec les collaborateurs de rationnaliser le nombre d’outils de collaboration

Mathieu Chartier Inyulface Lab

 «Attention, on n’est pas tous au même degré de maturité face au numérique et aux outils de collaboration. Selon où chacun se situe, le défi de collaboration n’est pas le même. Si tu n’es pas mature, tu vas manquer des informations. Mais si tu es trop mature, tu peux aussi être noyé sous les informations ! 

En fait, une chaine de collaboration est aussi forte que son maillon le plus faible, aussi bien dans une équipe de football qu’en entreprise !» 

Mathieu Chartier, fondateur d’Inyulface Lab.

3 : Formation aux outils de collaboration 

Quel que soit le profil des utilisateurs, une formation d’introduction aux outils de collaboration sera nécessaire. Même dans une entreprise avec des utilisateurs aguerris au numérique et où « tout le monde sait se servir de Facebook » il y aura besoin de formation.  

Il y a un gouffre entre les réseaux sociaux et les plateformes de collaboration d’entreprise, et ce gouffre peut avaler la connaissance et la productivité de l’entreprise.

 « Dans mon cas, le courriel me sert à ne pas manquer des infos importantes pour mes missions. Chacun dans l’entreprise doit donc être formé pour savoir quelles informations faire circuler par quel canal. 

La formation doit aussi porter sur le respect de la “netiquette”, les règles informelles de conduite et de politesse sur Internet. Un cas typique de non respect de la netiquette est la relance insistante par “chat” – messagerie instantanée, qui peut mettre trop de pression d’urgence sur un collègue en étant décorrélé de l’importance de la tâche.”  (Mathieu)

4 : Evolution des outils et pratiques 

Les règles et pratiques de l’entreprise pour le partage d’information et la collaboration ne peuvent pas être figées, car l’entreprise elle-même doit être agile.  

Concrètement, un guide de bonnes pratiques ou une charte d’utilisation des outils de collaboration est un document de référence mais qui doit aussi évoluer dans le temps.  Plutôt qu’un « PDF » figé nous recommandons donc un « Wiki » (une page web collaborative elle aussi) qui sera régulièrement mis à jour.

Collaboration équipe Inyulface

 « Mettre en place des méthodes et outils de collaboration dans une entreprise reste une démarche artisanale. Car il n’y a pas une entreprise pareille à une autre. Chacune va faire les choses à sa façon et c’est ce qui la différencie sur son marché. Et même si deux entreprises ont les mêmes logiciels, la configuration et personnalisation des outils sera différente. 

Avant de déployer tel ou tel outil, mieux vaut valider le type d’information qui circulent dans l’entreprise. Prendre le temps de se demander en équipe comment on pourrait mieux communiquer, partager les informations et collaborer, c’est ce qui au final fait gagner du temps et du budget.» (Mathieu)

Exemple du wiki d’Inyulface pour l’utilisation des outils de collaboration

Une charte ou guide d’entreprise sur l’usage des outils de collaboration a intérêt à être un document simple, lisible et facilement trouvable par les collaborateurs. Chez Inyulface, nous avons choisi de partager ces conseils dans un Wiki (une mini-page web collaborative). Ce wiki est disponible dans l’outil qui nous sert de cadre de collaboration et de gestion de projets : JIRA (et son outil de Wiki Confluence).

Nous avons connectés tous nos outils collaboratifs à JIRA, qui est donc notre « hub » ou centre de coordination pour planifier, suivre et livrer nos projets. Nous faisons évoluer le Wiki en fonction des projets, et pour prendre en compte de nouveaux besoins. Par exemple : pour un brainstorm comment dessiner à plusieurs, à distance, sur un tableau blanc virtuel ? Après test et évaluation de différents outils nous utilisons Miro et l’avons donc ajouté à notre Wiki.

Voici une copie d’écran d’une partie de notre Wiki dédié aux outils de collaboration. Chaque mot en bleu est cliquable pour retrouver rapidement la ressource dont nous avons besoin. Ce wiki est un outil que nous avons volontairement imaginé simple et évolutif.

 

Selon les entreprises et les besoins de leurs collaborateurs, il est aussi possible d’imaginer une déclinaison « physique » et « graphique » de ce type de wiki. Avec un beau design, ce wiki peut ainsi devenir une affiche ou une carte papier à garder à portée de main (et à mettre à jour régulièrement bien sûr !).

Envie de faire évoluer vos pratiques de collaboration ? 

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