Digital Workplace : les fondamentaux de l’espace de travail numérique
Qu’est-ce que la digital workplace ?
On trouve de nombreuses traductions du terme « digital workplace », car cette expression désigne en fait plusieurs approches. Selon le contexte, on pourra parler d’un lieu ou espace numérique de travail. Et même d’un « environnement numérique de travail ». Car un seul outil ne va pas seul jouer le rôle de « digital workplace ».
En fait, pour travailler, communiquer et collaborer dans l’entreprise (et avec ses partenaires), il faut des outils (Courriel, messagerie instantanée, médias sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles… ). Mais aussi des méthodes et procédures. Et un accompagnement au changement pour que les équipes adoptent cette digital workplace.
Quelles sont les éléments clés d’une « digital Workplace » ?
- Le focus sur l’expérience utilisateur.
- L’accès aux outils de travail sur tous les équipements, au bureau, à distance, en mobilité.
- Des applications regroupées pour des types d’utilisateurs ou métiers. Mais aussi personnalisables pour les besoins spécifiques de chaque employé.
- Des outils de réseau social d’entreprise ou intranet. Et des outils de collaboration, communication, et gestion de la connaissance.
- Un modèle basé sur les services, pour une consommation à la demande de différentes fonctionnalités.
- Des étapes d’intégration à l’architecture existante de l’entreprise (son « back-office »).
Quels sont les bénéfices d’une «digital workplace » pour une entreprise ?
On parle beaucoup de la digital workplace dans le contexte du télétravail avec la Covid-19. Mais les espaces numériques de travail ne servent pas qu’à rendre possible le travail à distance.
Les bénéfices visés dépendront de la stratégie et des priorités des gestionnaire d’entreprise.
Favoriser la communication et la collaboration
De là pourront venir des gains de productivité, d’efficacité, et une meilleure capacité d’innovation de toute l’entreprise.
Réduire les coûts d’exploitation, et générer de nouveaux revenus
En faisant gagner du temps aux équipes dans la recherche et le partage des informations nécessaires à l’exécution de leurs missions. Car la recherche d’informations représente actuellement 20% du temps passé en entreprise» (Source McKinsey).
De plus, des logiciels en paiement à l’utilisation (dans le cloud en mode SaaS – Software as a Service) pourront être moins chers à construire et maintenir qu’une infrastructure informatique (matérielle et logicielle). Un inventaire des logiciels utilisés dans l’entreprise, et des licences en cours, pourra déjà permettre de détecter des économies possibles.
La Digital Workplace n’est pas un concept récent. En effet, déjà en 2017 les entreprises qui avaient adopté des environnement de travail numérique avaient réalisé une augmentation de chiffre d’affaires de 43%. La pandémie a depuis accéléré des projets de Digital Workplace qui auparavant nécessitaient en moyenne 4 ans pour être réalisés (source : Avanade).
Renforcer l’agilité de l’entreprise, mais aussi sa sécurité
Au-delà des économies, une entreprise a intérêt à savoir quels outils sont utilisés par ses équipes. Pour partager les bonnes pratiques et bons outils entre les différents départements. Et ainsi non seulement ne pas bloquer les idées et initiatives, mais aussi sécuriser les pratiques. En vérifiant que tous les outils répondent aux exigences de sécurité de l’entreprise.
Créer un cadre de travail épanouissant pour les employés
De bons outils et méthodes vont améliorer l’expérience employé. Cette satisfaction employé aura aussi un impact sur le recrutement, la fidélisation des talents, et la transmission des savoirs dans l’entreprise.
Améliorer la satisfaction des clients
De meilleurs outils et méthodes de travail, et des employés motivés vont aussi participer à la qualité du service rendu aux clients.
Quels sont les pièges éviter dans un projet de digital workplace ?
- Des projets complexes, avec un vrai besoin d’accompagnement : Les entreprises ont donc de grandes attentes vis-à-vis des environnements numériques de travail. Mais attention à ne pas sous-estimer la complexité d’un changement des outils et méthodes de travail. Et les économies ne seront pas au rendez-vous si les équipes ne sont pas accompagnées pour utiliser les outils et adopter des méthodes de travail plus agiles.
- Pas de ROI sans KPI : Pour être adoptés, les outils de la digital workplace doivent répondre aux vrais besoins des équipes. Et amener un bénéfice mesurable. Ce qui implique de définir les bons KPI ou indicateurs pour mesurer le succès d’un projet de Digital Workplace. Et suivre ces KPI pour les améliorer.