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Analyse de données : vos tableaux Excel ont plus de valeur que vous ne croyez

L’analyse de données en entreprise peut sembler comme un nouveau monde complexe à aborder. Pourtant les entreprises font déjà de la collecte et analyse de données avec un outil dont elles ne devraient pas avoir honte : Microsoft Excel. Mais elles ignorent souvent que depuis quelques années Excel est devenu un véritable outil de Business Intelligence. Ce tableau de bord ou rapport d’activité en tableau Excel, qu’une entreprise s’est créé sur mesure et à peaufiné au fil des années, a donc encore plus de valeur qu’elles ne croient. Et sur cette base, un analyste de données pourra aller encore plus loin dans l’exploration et l’analyse, en intégrant aussi des data venant de bases de données ou même du web.

Pourquoi cet engouement autour des données et outils de BI?

Vous trouverez beaucoup de littérature sur le concept de « data driven company », l’ « entreprise pilotée par les données ». En se basant sur l’analyse des données, l’entreprise pourra prendre des décisions plus sûres, plus rapidement. Investir dans l’analytique et la visualisation de données (Dataviz) permet de construire et automatiser les rapports, créer des tableaux de bord et définir les KPI de l’entreprise (et les optimiser). (Plus de détails sur ces 3 raisons pour lancer votre stratégie “data”.)

Disposer des bonnes données donne un avantage compétitif, surtout en période de crise. En Europe, 80% des dirigeants d’entreprises data driven disent qu’ils ont bénéficié d’un avantage décisif pendant la pandémie. Un chiffre qui vient d’une étude de fin 2020 par YouGov pour Tableau (éditeur d’outil de Business Intelligence). 56 % des chefs d’entreprise Européens considèrent que leur entreprise est « data driven ». (plus de détails chez Decideo et sur le site de Tableau)

Et chez nous, pour se rendre compte de l’ampleur du phénomène, voici les estimations de Statistiques Canada. En 2018, les investissements canadiens en données, bases de données et science des données étaient estimés à 40 Milliards de Dollars. C’est plus que l’investissement annuel dans les machines industrielles, le matériel de transport ainsi qu’en recherche et développement. Cela représentait environ 12 % du total des investissements non résidentiels en 2018. Hélas, pas encore d’étude de Tableau au Canada sur le ressenti des entreprises « data driven ». Sans doute parce que notre marché n’est pas encore à ce même niveau de « maturité ».

Quels outils pour faire de l’analyse de données ?

Il existe de nombreux outils de Business Intelligence ou Informatique Décisionnelle. 420 outils différents sont recensé par le site Datanyze, qui répertorie également les parts de marché des principaux acteurs. L’outil le plus présent au niveau mondial est Tableau (13 354 domaines, 12.62% de Parts de Marché), suivi par Microsoft SQL Server Reporting (11 424 domaines, 10.79% de PDM) et SAP Crystal Reports (10 789 domaines, 10.19% de PDM).

Parmi les autres outils du TOP 10, on retrouve Microsoft Power BI (2 714 domaines, 2.56% de PDM). Pourquoi ce focus sur l’outil Microsoft ? Tout simplement parce que Microsoft Power BI Pro est inclus dans les licences Office 365. Chaque utilisateur de l’entreprise a donc à porté de main de puissants outils de business intelligence. (détails de licences sur le site de Microsoft) Et parce qu’en 2020 Microsoft a été reconnu par le cabinet Gartner comme le leader des plateformes d’analytique et business intelligence, pour la 13ème année consécutive.

Quel est le lien entre Microsoft Excel et Microsoft Power BI ?

Power BI est l’outil que nous privilégions chez Inyulface Lab pour l’analyse de données. Mais un outil en lui-même n’est rien sans une compréhension des données et des enjeux métiers. C’est pour cela aussi qu’Excel reste un outil pertinent dans ce monde « data driven », parce que les utilisateurs « métiers » utilisent déjà Excel.

Et même si Microsoft Excel n’apparait donc pas dans la liste d’outils BI de Datanyze on peut considérer qu’Excel est bien devenu un outil de BI. Car depuis Excel 2016, il intègre de puissants outils additionnels issus de Power BI :  

  • Power View : un outil de visualisation et de présentation des information, à l’origine issu de SQL Server 2012 Reporting Services.
  • Power Pivot : un espace de travail spécifique dans Excel qui permet de traiter de grandes quantités de données. Cela permet d’aller au-delà des limitations de taille d’Excel et de créer une vue multidimensionnelle des données de manière dynamique. (Plus de détails sur la notion de ROLAP : Relational Online Analytical Processing) (détail des spécifications et limites relatives à Excel, une feuille de calcul ne pouvant pas dépasser 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes)
  • Power Query : un outil pour mixer des données de différentes sources (page web, fichier texte ou XML, bases de données, sources Hadoop ) dans une même requête.

Qu’apporte Microsoft Power BI en plus d’Excel ?

Mais alors, si Excel est déjà capable de réaliser ce que ferait un outil de BI, que peut on faire de plus avec Power BI ?

  • Créer des tableaux de bord interactifs. En transférant l’ensemble des requêtes, modèles de données et rapports Excel actuels vers Power BI.
(Source Microsoft : https://powerbi.microsoft.com/fr-fr/excel-and-power-bi/ )

  • Automatiser l’actualisation des données en un clic. N’oubliez pas que Power BI pourra aller chercher des données en dehors d’Excel. Ce qui permet un gros gain de temps et d’efficacité, et surtout de s’assurer que tous les utilisateurs qui accèdent au tableau de bord aient bien les mêmes données à jour.
  • Utiliser et partager plusieurs classeurs Excel dans un même affichage. Car oui, votre feuille de calcul Excel est certainement très pratique, mais pour afficher plusieurs feuilles en même temps, ainsi que des données venant d’autres sources là Power BI vous simplifiera la vue (et la vie).
  • Piocher dans des modèles de visualisation de données. Power Bi intègre des milliers de modèles d’histogrammes, cartes, nuages de points, jauges radiales, etc. Il vous restera à trouver le modèle le mieux adapter pour raconter l’histoire derrière les données, le fameux « storytelling » de données. (quelques conseils sur les types de visuel dans Power BI). Attention. Sachez que si vous voulez créer vos propres analyses et vues de données il vous faudra maîtriser les fonctions DAX (Data Analysis Expressions). Et pour créer des workflows de données il faudra passer par le langage de scripts R. C’est notamment là que faire appel à un analyste de données sera utile.
  • Rendre les données et tableaux de bord disponibles sur mobile ou à travers un navigateur web. Car oui, pouvoir explorer les données c’est bien, les rendre accessibles aux bonnes personnes dans l’entreprise (des opérations au comité de direction) de façon simple sur mobile c’est encore mieux. Pas besoin d’être un développeur pour créer cette passerelle mobile ou web vers les données, car Power BI est une plateforme « no code ». Si vous utilisiez déjà les macros Excel et Visual Basic for Applications (VBA) vous pourrez donc créer des accès à vos rapports, visualisations et tableaux de bord avancés de Power BI dans un navigateur. (Plus de détails dans cet article ZDNet.fr, « Pourquoi Excel est l’arme pas si secrète de Microsoft pour faire des applications no code »)

Au final, Excel ou Power BI ?

Il est aujourd’hui possible de faire de l’analyse de données directement dans Excel. Ou bien avec un outil spécialisé comme Power BI, Tableau ou l’un des milliers d’outils niche existant sur le marché. En fait, en intégrant certaines fonctions de Power BI dans Excel Microsoft rend accessible au plus grand nombre l’expérimentation autour des données. Et au final c’est toute une culture de la donnée dans l’entreprise qui va pouvoir se développer.

On ne va donc pas vous dire d’arrêter d’utiliser Excel pour vos tableaux de bord et analyses de données. Mais on vous incite à tester ce que Power BI pourrait vous apporter de plus. En termes d’efficacité (par l’automatisation), d’accès à plus de données (de sources Excel et autres), et de visualisation pour rendre les données compréhensibles de tous et utiles pour la conduite des affaires.

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